Como fazer a contabilidade

Organizar e efetuar os serviços de registro de todos os atos da gestão de uma pessoa jurídica e elaborar as demonstrações contábeis são atividades executadas pelos profissionais contábeis ao fazer a contabilidade; atividades estas que envolvem a aplicação das técnicas e procedimentos referendados pelas normas impositivas, onde os profissionais não podem usar de criatividade, mas simplesmente cumprir o que a lei determina.

A legislação tributária, a legislação fiscal/trabalhista, o Código Civil Brasileiro, a Lei das Sociedades Anônimas e o Decreto-Lei 4.320/64, entre outros dispositivos legais, estabelecem os procedimentos para registrar os atos de gestão e para elaborar as demonstrações contábeis. Esta normatização rígida é necessária para conferir segurança jurídica à apuração das obrigações tributárias, fiscais e trabalhistas e à elaboração das demonstrações contábeis; e, ainda, para que o Estado não tenha dificuldades em exigir o cumprimento das responsabilidades dos gestores e dos executores da contabilidade. As pessoas jurídicas se integram na sociedade e realizam os seus negócios através destas demonstrações. 

Portanto, para o profissional contábil fazer a contabilidade de uma pessoa jurídica, basta observar e seguir as normas legais que regulamentam como um ato de gestão se transforma em informações contábeis.

Para elaborar as demonstrações contábeis, conforme estabelece a primeira norma de registro, o profissional deve obedecer a “forma contábil”, ou identificar, em cada ato de gestão, os débitos e os créditos (método das partidas dobradas). Feito isto, deve observar o princípio da “uniformidade”, ou seja, os mesmos atos devem ser guardados, armazenados, no mesmo local, chamados de “conta”, e registrados da mesma forma. Estes procedimentos estão estabelecidos no Plano de Contas de cada pessoa jurídica. 

Assim, as demonstrações contábeis são formadas por contas, que são a razão de sua existência, e que representam os locais onde os atos de gestão estão registrados. Os registros são efetuados dia a dia no livro que recebe o nome de “Diário”, para que se saiba de todos os atos praticados no dia. Além disso, é preciso implementar controles analíticos apropriados, a fim de que se tenha o controle das movimentações econômicas, financeiras e patrimoniais. O controle dos custos das mercadorias, dos produtos, dos imóveis e dos serviços prestados é obrigatório para viabilizar a apuração dos custos das receitas.

Os saldos das contas, débitos e créditos, extraídos das contas ou do Razão, irão formar dois demonstrativos: o Demonstrativo Financeiro ou Patrimonial e o Demonstrativo Econômico. O Demonstrativo Financeiro ou Patrimonial é formado pelo Ativo e Passivo; e o Demonstrativo Econômico, pelas despesas e receitas.

A pessoa jurídica terá, ainda, um grupo de contas devedoras denominado de “custos”, onde serão registrados os gastos necessários para a pessoa jurídica desenvolver as suas atividades, os seus objetivos. Estes “custos” são a contrapartida das receitas. Se houver “receitas”, isto significa que os “custos” foram realizados; caso contrário, os “custos”, por não terem sido realizados, serão classificados no Ativo. 

As contas com saldo devedor formam os ativos e as despesas, enquanto as contas com saldo credor formam o Passivo e as receitas. Depois de classificadas as contas, elas serão ajustadas para informar o seu valor verdadeiro, de acordo com o art. 1.188 do Código Civil, que estabelece que o Balanço Patrimonial deve exprimir a situação real da empresa.